POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETIVO
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes, consumidores, aliados proveedores y demás contrapartes de Comercializadora Fitness Total S.A.S.
ALCANCE
Esta Política aplica a Comercializadora Fitness Total S.A.S. (en adelante “Fitness Total”), con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la carrera 43 N.º 30C-34, Teléfono o al correo electrónico gerenciacomercial@fitnesstotal.com.co .
MARCO NORMATIVO
Comercializadora Fitness Total S.A.S deberá cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2012 y las normas colombianas aplicables sobre protección de datos personales, así como con cualquier otra norma que las modifique, adicione o complemente.
Información que recolectamos y almacenamos de nuestros clientes:
Datos públicos: es el dato que no sea privado o sensible. Por ejemplo: número y tipo de documento de identidad, información contenida en documentos públicos, estado civil, oficio o profesión, teléfono y correo electrónico corporativos.
Datos privados: son aquellos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular. Por ejemplo: nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, preferencias en redes sociales, hábitos de conducción, hábitos de consumo, así como datos de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico personal.
Datos sensibles: categoría de datos personales que se reducen a la categoría más íntima y sensible de su titular, cuyo tratamiento inadecuado, puede conllevar a la discriminación y/o al sufrimiento de un perjuicio grave y de difícil reparación. Por ejemplo: datos biométricos e historia clínica o datos relacionados con la salud en general.
LINEAMIENTOS GENERALES
Los datos serán utilizados por Fitness Total para el desarrollo de su objeto social y de la relación que vincula a Fitness Total con el Titular de Datos Personales. Lo anterior incluye, pero no se limita a:
- Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual con Fitness Total respecto de los productos o servicios ofrecidos por Fitness Total, que haya o no, adquirido el Titular de Datos Personales o
respecto de cualquier relación de negocios que tenga con Fitness Total, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes o requerimientos de autoridades judiciales o administrativos competentes.
- Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing, estudios de consumidor, servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros, por medios físicos o digitales tales como redes sociales y/o mensajería instantánea (como correo electrónico y número celular).
- Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales Fitness Total tenga relaciones legales, comerciales, tratativas contractuales, negociaciones y/o contratos.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Fitness Total o por empresas vinculadas y/o por terceros.
- Reportar a la asociación bancaria, centrales de riesgo crediticio y entidades financieras sobre información financiera y comercial, en los términos de la Ley 1266 de 2008 o cualquiera que la modifique, complemente o sustituya.
- Solicitar al Titular de Datos Personales la actualización de sus Datos Personales.
- Respecto de los Datos Personales de empleados o aspirantes a ser empleados de Fitness Total, serán tratados para: (1) Dar cumplimiento a las normas aplicables; (2) Cumplir las órdenes o requerimientos de las autoridades; (3) Desarrollar políticas laborales, organizacionales, comerciales, de mercadeo y salud ocupacional, así como ofrecer beneficios a los empleados y a sus familiares, y gestión de salud ocupacional; y (4) Gestión de procesos internos como por ejemplo: procesos disciplinarios, investigaciones y conflictos de intereses, y gestión de relaciones sindicales.
En todo caso, la finalidad del Tratamiento que se pretenda dar a los Datos Personales será informada previamente a su recolección al momento de solicitar la correspondiente Autorización del Titular, salvo los eventos en los cuales no se requiera de la misma de acuerdo con lo establecido en la Ley.
Derechos de los titulares: de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad, y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015).
Ejercicio de los derechos sobre los datos personales: los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier tiempo, para lo cual podrán comunicarse con la línea de atención al cliente Medellín 604 529 93 86, o enviar un correo electrónico a gerenciacomercial@fitnesstotal.com.co .
Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales de los clientes de Comercializadora Fitness Total SAS: dentro del compromiso legal y para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus clientes, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:
- Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
- Libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
- Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Fitness Total, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.
- Seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
- Legalidad: no habrá tratamiento de información personal de los clientes sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.
Entrega de información personal a proveedores de servicios: es posible que para cumplir con la relación contractual que Fitness Total sostengan con el titular de la información, ésta sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley. Siempre que la información sea entregada o compartida con proveedores, Fitness Total se asegurarán de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad y seguridad de la información de éstas, de tal forma que la información personal de los titulares se encuentre protegida. Asimismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.
Vigencia del tratamiento de los datos: información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el tiempo que sea determinado por el titular o que sea indicado por ley para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.
Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales: Comercializadora Fitness Total SAS, se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio.
Aceptación de esta política de privacidad: el titular de la información acepta el tratamiento de sus datos personales, conforme con los términos de esta política de privacidad, cuando proporciona los datos a través de nuestros canales o puntos de atención y cuando compra, adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios.